Planejamento: a construção da própria sorte

Certa vez perguntaram a Tiger Woods, atleta norte americano campeão mundial de golfe, se ele atribuía os acertos de suas tacadas, a grandes distâncias, à sua própria sorte. Woods respondeu que sim, e que quanto mais ele treinava mais a sua sorte aumentava.

A visão do atleta sobre a sua própria sorte é simples: ela foi construída a partir de muito preparo, dedicação, treinamento e aprendizado constante. Na verdade, nada é atribuído à sorte, mas sim ao preparo. O Atleta “constrói a própria sorte”.

Na administração de um empreendimento, a construção da sorte também segue o mesmo princípio. Quanto mais preparada estiver a empresa, maiores serão os momentos de sorte. Em grande parte das vezes, o azar é meramente a falta de preparação para um determinado momento.

O preparo empresarial

Diferente do esporte, em que o treinamento se baseia na repetição de ações, o preparo das empresas se dá através do planejamento.

Resumidamente, o planejamento consiste em reunir as informações disponíveis, analisá-las, estabelecer metas e objetivos de ação, sistematizar avaliações, elaborar cronogramas, preparar provisões, treinar e capacitar os envolvidos para desenvolver o plano, antecipar-se a possíveis imprevistos para, finalmente, colocar a ação em prática.

O planejamento parece algo complicado, especialmente por considerar que cada etapa do preparo do plano exige empenho dos envolvidos.

No entanto, na prática, é muito mais fácil do que aparenta. Geralmente os empresários rurais, mesmo que de maneira desorganizada, possuem as informações essenciais para o estabelecimento de qualquer plano.

Mesmo assim, a maioria coloca a falta de informações como principal obstáculo para iniciar o planejamento da atividade. Por isso recomenda-se que se inicie com as informações disponíveis, mesmo que consistam apenas em experiências acumuladas. A prática mostrará ao empresário quais são as informações mais importantes a serem coletadas, armazenadas e futuramente analisadas.

Lembre-se que o plano deve incluir o estabelecimento de metas, prazos e métodos de avaliação.

Níveis de planejamento

O planejamento deve atender os três níveis administrativos: o estratégico, o gerencial e o operacional.
Uma empresa que busca elevados padrões técnicos e gerenciais deve se preparar em todos os níveis.

Planejamento estratégico: envolve análise de cenários do negócio como um todo. Define-se o direcionamento (missão, valores, objetivos de longo prazo) e o posicionamento (produtos e serviços) da empresa. Os prazos deste plano são mais longos e devem ser constantemente avaliados.

Planejamento gerencial: A partir dos objetivos, serviços e produtos definidos pela estratégia, o nível gerencial deve cuidar para que sejam atingidos. A análise e as metas de trabalho devem se balizar nos objetivos e nos fatores de sucesso, ou seja, quais são os fatores que permitem produzir de maneira competitiva e com qualidade.

Planejamento operacional: Por sua vez, o planejamento operacional se limita a preparar-se para a condução das atividades rotineiras de produção, de modo que seja possível atender os fatores de sucesso definidos pela gerência. Operacionalmente as atenções se voltam para os processos de produção. A organização deve trabalhar de modo que seja possível atingir os pré-definidos fatores de sucesso.

Importância e aplicabilidade

Não seria exagero dizer que Planejamento é a ação mais importante de toda a administração de empresas.

Nenhuma empresa, hoje em dia, vai muito longe sem uma bem elaborada estratégia de ação. Mesmo com uma boa estratégia, o empreendimento não obterá sucesso se não tiver meios de atingir os seus objetivos de maneira eficaz e dentro dos limites aceitos pelo mercado.

Tudo dependerá de um planejamento integrado ou, como se diz no campo, “amarrado”. Sendo assim, qualquer ação operacional, por menor que pareça, deve estar de acordo com a estratégia. Caso não esteja, é o que se pode chamar de atividades que não geram valor ou, simplesmente, desperdício. Desperdício de tempo e de recursos.

Tempo, aliás, é outro motivo apontado para a falta de planejamento nas empresas. De fato, é difícil deslocar tempo de uma atividade com tanta demanda, para mergulhar num planejamento.

O correto, em administração, é iniciar o planejamento pelo nível estratégico, depois partir para o gerencial e finalmente para o operacional. No entanto, como há problemas de tempo, e o planejamento estratégico demanda mais tempo da diretoria, uma sugestão é iniciar o planejamento pelos níveis operacionais e gerenciais. A melhor organização da atividade possibilitará tempo para ser investido no planejamento estratégico. Posteriormente, será possível readaptar os planos dos demais níveis.

É melhor começar o planejamento estratégico pelo “lado errado” do que não fazê-lo.

Estes conceitos, embora pareçam teóricos, consistem em atividades simples que na prática ajudam as empresas a definirem sua própria “sorte”.