Administração de propriedade rural (iv): como fazer levantamento de custos?

Em meu último artigo no BeefPoint, veiculado em 04/09/02, mencionei que passaria a escrever sobre um assunto vital para uma atividade como a nossa, que opera com pequena margem de lucros: sistema de levantamento de custos de produção, e normas gerais para uma boa administração de propriedade rural, independentemente de seu tamanho, e da complexidade de suas atividades.

Perdoem minha ausência de modéstia: a Fazenda Água Milagrosa tem um dos melhores e mais abrangentes sistemas de gestão de empresa rural do Brasil. Permito-me a falta de modéstia, pois nada é fruto da influência ou labuta de uma pessoa só, e sim de uma equipe bem entrosada, motivada e competente. E muito, muito trabalho.

Como o assunto é extenso, hoje tratarei apenas de um tema: (IV) Como fazer levantamento de Custos? Com intervalos de aproximadamente quinze dias, irei completando a matéria, como se fosse um fascículo. Se você achar o assunto interessante, minha sugestão é que vá imprimindo cada artigo, que terá sempre como título básico: ADMINISTRAÇÃO de PROPRIEDADE RURAL. Este capítulo (IV) será o mais longo da série: não apenas porque o tópico é extenso, e difícil de ser fracionado – como também porque estamos incluindo modelos de planilhas, sem o que o texto ficaria sem nexo, e de difícil compreensão.

Se você perdeu os artigos anteriores, intitulados (I) PRINCÍPIOS BÁSICOS e (II) OBJETIVOS e o seguinte (III) PARÂMETROS e DEFINIÇÕES, procure nesta mesma seção do BeefPoint, que você os encontrará na lista de artigos já publicados. Ao final, você terá montado uma “apostila” a respeito deste assunto crucial, mas ainda não encarado, a meu ver, com a devida importância por entidades de ensino dirigido à agropecuária.

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ADMINISTRAÇÃO de PROPRIEDADE RURAL: (IV) COMO FAZER LEVANTAMENTO de CUSTOS?

Gostaríamos de mencionar que a maioria dos parâmetros e definições de levantamento de custos, aqui descritos, são de uso generalizado, e alguns poucos são específicos da Fazenda Água Milagrosa. Tudo o que vamos mencionar nesta apostila é cópia fiel do que fazemos na Água Milagrosa. O que fazemos não é o melhor, nem o pior. Simplesmente é o mais adequado às nossas necessidades.

1. – Levantamento ou Apropriação de Custos deve ser decorrente de decisões tomadas previamente. E deve obedecer a uma cadeia de eventos que normatizam as atividades físicas e financeiras da empresa ou fazenda. No caso específico da Água Milagrosa estes eventos são:

1.1. – A administração da fazenda, constituída pelo Gerente Agrícola, Gerente Pecuário, Gerente Administrativo, Gerente Operacional e de Marketing, e o proprietário – definem, entre os meses de dezembro e janeiro, tudo o que vai ser feito ao longo do ano: fazem, portanto uma prévia ou “esqueleto” do PROGRAMA ANUAL. Este é o relatório que define todas as demais atividades. Todo o restante será decorrente e derivado dele. Definido o “esqueleto” passa-se a detalha-lo:

1.1.1. – Definidas todas as atividades em todos os departamentos (de serviço e de produção), tomam-se as providências para detalhar o nível de atividade em cada departamento. Exemplos: Análise de solo e de folhas + safra passada + previsão de safra futura determinam os níveis de adubação de solo e adubação foliar de laranja¹; Análise de solo e forrageira em pastos determinam os níveis de adubação de pastagens, e também fórmula(s) de sal mineralizado; Decisão de plantar xx hectares de milho determinam a compra de insumos para tal; Decisão de construir ou reformar yy km de cercas determinam os insumos a serem adquiridos, etc.

1.1.2. – Calcula-se, para cada atividade definida em cada departamento, a quantidade de HM (horas máquina), e de HH (horas homem) necessários.

1.1.3. – Definem-se épocas ou datas para cada atividade prevista, com a necessária elasticidade, já que o fator “clima” não é uniforme, e crescentemente imponderável.

1.1.4. – As tabulações relativas aos sub-itens 1.1.1. e 1.1.2. são realizadas em planilhas Excel, mas podem ser realizadas manualmente, com calculadora.

1.1.5. – Deste conjunto de eventos, em cadeia e interligados, constrói-se o PROGRAMA ANUAL, que é composto de:

1.1.5.1. – Parte mensal: onde são mencionadas, de forma abreviada, as atividades previstas para cada departamento (direto ou indireto), mês a mês.

1.1.5.2. – Anexos: são onze e tratam de assuntos específicos, como: “Manutenção de APP e matas ciliares”; “Construção e Manutenção de Cercas”; “Adubação de solo e Plantio” (aí se descreve tudo que vai ser feito, como: fórmulas de adubação, kg de semente por hectare, épocas, equipamentos a serem utilizados, etc.); “Adubação Foliar e Controle de Pragas” (basicamente o mesmo formato, mas com indicações de produtos apropriados para os diferentes níveis de infestação e adequação a clima vigente); “Herbicidas”; etc. E cada Anexo é composto de todos os “departamentos” que estiverem envolvidos neste Anexo específico. Exemplo: o Anexo “HERBICIDA” terá itens individuais para: Herbicida em Laranja (e sub-dividido em “pomares em implantação”, “pomares em formação”, “pomares em transição” e “pomares em produção” – que são os departamentos de custo de “Laranja”); Herbicida em Milho Grão e Silagem; Herbicida em Manutenção de construções; Herbicida em Cana; Herbicida em Soja; Herbicida em Jardim Clonal; Herbicida em APP; Herbicida em Cercas Elétricas, e assim por diante.

1.1.5.3. – E a cada item cada item define-se: produtos a serem utilizados, dosagens a serem utilizadas, épocas de utilização, observações pertinentes, inclusive especificação equipamentos.

1.1.5.4. – No final de cada ANEXO, lista-se o somatório de cada insumo a ser utilizado ao longo do ano.

1.1.5.5. – Os totais de insumos a serem utilizados em cada Anexo do Programa Anual, deduzido dos estoques existentes, determinam a “Lista de Aquisição de Insumos”, e a licitação decorrente para compra. Observação: Na Água Milagrosa normalmente fazemos a aquisição destes insumos entre maio e julho de cada ano. É uma época em que ninguém está adubando, ou usando herbicidas. Os descontos obtidos têm compensado o custo financeiro de “carregar” estoque.

1.1.5.6. – O PROGRAMA ANUAL da Água Milagrosa é composto de mais de 100 páginas, e cada gerente tem cópia idêntica. Para não afugentar o leitor, é necessário que se diga que a extensão do nosso Programa Anual decorre de dois fatores: o primeiro é a quantidade de atividades distintas desenvolvidas na fazenda; e o segundo é uma opção administrativa de se ter tudo minuciosamente detalhado, de forma a possibilitar a um eventual substituto “pegar o bonde andando”, na ausência provisória ou definitiva de um dos Gerentes.

1.1.5.7. – Novamente enfatizamos que o sistema utilizado na Água Milagrosa não é o melhor, nem o pior, simplesmente é o mais adequado às nossas necessidades.

1.2. – O segundo relatório a ser realizado chama-se PLANILHA ORÇAMENTÁRIA, que é o “espelho financeiro” do PROGRAMA ANUAL. Enquanto o PROGRAMA ANUAL diz o que vai ser feito, como e quando, a PLANILHA ORÇAMENTÁRIA diz quanto deve custar. Muitos detalhes de como elaborar uma Planilha Orçamentária já vimos no capítulo (III) Parâmetros e Definições, embora não houvéssemos mencionado a existência da Planilha Orçamentária. Vamos ver agora como montar uma Planilha Orçamentária:

1.2.1. – Como vimos acima, ao se montar o Programa Anual, calcula-se, para cada atividade de cada departamento – o total de HM (Horas Máquina) e de HH (Horas Homem) a serem despendidas ao longo do ano. Resta colocar valor, que, como antes mencionado, tem o dólar (Ptax Banco Central – cotação venda) como unidade de valor. Toma-se a base histórica de valores de HM e HH, leva-se em consideração estimativa de aumento real (ou não) de custo em HM e HH, e lançam-se as quantidades e os valores decorrentes de HM e HH para cada departamento, sempre em planilha de cálculo (Excel), mas os cálculos podem também ser realizados manualmente, com calculadora.

1.2.2. – Para todos os itens, mas mais especialmente para HM, HH e “Outras Despesas”, é necessário estabelecer-se a “cotação média do dólar ao longo do ano”. Esta “cotação média anual” é necessária para converter-se para dólar valores que temos em reais, como salários + encargos sociais, custos de hora máquina, honorários de advogados, visitas de consultores, etc. Certamente é um exercício de futurologia, e nem sempre dá certo. O sistema que utilizamos é: tomamos as previsões dos departamentos de economia dos dez maiores Bancos Comerciais brasileiros e fazemos uma média aritmética. No ano 2002, por exemplo, este sistema não está funcionando, e ajustes têm de ser feitos mensalmente, em relação à análise de resultados, como veremos no capítulo (V) Como fazer Análise de Resultados?

1.2.3. – A seguir, e também tomando o Programa Anual como bússola, já tendo os totais de insumos a serem gastos por cada departamento ao longo do ano, falta apenas calcular os valores dos insumos a serem gastos em cada departamento. Isto é feito de duas formas, sempre em dólar (Ptax Banco Central – cotação venda):

1.2.3.1. – Para insumos adquiridos há menos de 30 dias, usa-se o valor desta ultima compra.

1.2.3.2. – Para insumos adquiridos há mais de 30 dias, faz-se uma cotação entre os principais fornecedores, deduz-se de 5% a 10% (que é o desconto que normalmente se obtém em compra verdadeira), dolariza-se e fazem-se os devidos lançamentos.

1.2.3.3. – É necessário mencionar que o cálculo de valor dos insumos a serem utilizados, e conforme descrito no sub-item anterior, é feito apenas de insumos de valores expressivos. Os insumos de baixo valor, mesmo que adquiridos há mais de 30 dias, têm seu valor de ultima compra lançado. No final, fará muito pouca diferença, pois sempre estaremos cotando tudo em dólar.

1.2.4. – O passo seguinte é calcular-se Outras Despesas, que são, basicamente despesas havidas com terceiros e depreciações (ou não diretamente atribuíveis integralmente a um determinado departamento – caso em que se faz rateio). Exemplos: Depreciações; Honorários advocatícios; ICMS; RGN e RGD realizados pela ABCZ; Projetos; Visita de Consultores; Análises de solo, foliar e forrageira; Despesas com Viagens a serviço; Honorário de Veterinário; Taxas e Impostos, etc. O sistema de cálculo de “quantidades” e “valores” de Outras Despesas segue a mesma sistemática mencionada anteriormente.

1.2.5. – Temos aí os quatro componentes da Planilha Orçamentária – ou Orçamento – de cada departamento:
– Mecanização (calculada em HM – horas máquina)
– Mão-de-Obra (calculada em HH – horas homem)
– Insumos
– Outras Despesas

1.2.6. – A fase seguinte é planilhar o orçamento de cada departamento, com tabela de acompanhamento mensal, para se verificar – ao longo do ano – se o custo está acima, abaixo ou dentro da média orçada (prevista).

1.2.7. – Detalhe importante: As PLANILHAS ORÇAMENTÁRIAS são calculadas apenas quanto ao CD (Custo Direto). Caso ao contrário, haveria dupla contagem dos valores dos departamentos de serviço. Os departamentos de serviço, sendo contabilizados individualmente, não podem, para efeito de planilha orçamentária, ser incorporados – para este efeito – “pro rata” nos departamentos de produção.

1.3. – O que temos até agora?? O PROGRAMA ANUAL e a PLANILHA ORÇAMENTÁRIA, esta necessariamente decorrente do Programa Anual. Ou seja, já dissemos o que vamos fazer, quando e como. Já dissemos também quanto isto vai (ou deve) nos custar.

2. – Levantamento ou Apropriação de Custo:

Fluxograma simplificado:

2.1. – Divide-se em dois grupos:

2.1.1. – Quanto à freqüência: custeios mensais e anuais. Os custeios mensais são liberados até o 5^o dia útil do mês subseqüente, e o custeio anual normalmente está pronto e conferido até o 8^o dia útil de cada mês de janeiro. A agilidade em emitir os relatórios de custeio é fundamental para que análise do que está ocorrendo seja tempestiva.

2.1.2. – Quanto ao tipo: Custo Direto (CD) e Custo Indireto (CI), cuja definição já vimos no capítulo (III) Parâmetros e Definições desta apostila.

2.1.3. – Outras informações podem (e devem) constar dos relatórios de custeio, sejam mensais ou anuais: Itens não orçados, porém realizados (com justificativa); Comparações de consumo/custo com período anterior; Totalização de percentuais gastos em custos indiretos e em custos diretos; Custo de produção (CD + CI) de unidades (uma UA, uma caixa de laranja, um saco de milho, um hectare de pastagem plantada, etc.).

2.2. – Assim como a Planilha Orçamentária, a Apropriação (ou Levantamento) de Custo divide-se em quatro partes, não importando ser departamento de serviço ou departamento de produção:

– Mão-de-Obra (calculada em HH – horas homem)
– Mecanização (calculada em HM – horas máquina)
– Insumos
– Outras Despesas

2.3. – Mas como se calcular HH (Hora Homem), por exemplo ?

2.3.1. – Lembra-se do exemplo do pneu, que, por ser caro, era depreciado para que não penalizasse um departamento e beneficiasse outro? Pois bem, aqui temos algo parecido. Só que, ao invés de “pneu”, temos “encargos sociais”. Se, por hipótese, lançássemos no custeio mensal de novembro e dezembro, a primeira e a segunda parcela do 13^o salário, os departamentos que tivessem utilizado mais mão-de-obra nestes meses seriam penalizados.

2.3.2. – O salário líquido de cada funcionário é constituído de créditos mensais (salário + Enunciado 90 + Horas Extras com os adicionais legais + Adicionais Noturno + Gratificações) + créditos anuais que são mensalizados, ou seja, divididos por 12 (13^o salário + Férias + Adicional de férias). Da soma destes dois créditos, debitam-se os débitos mensais (Habitação + Moradia + parcela de Cesta Básica + parcela de Unimed + Adiantamento de qualquer natureza) = Salário Líquido, que é o que vai alimentar o CUSTEIO MENSAL.

2.3.3. – Temos então um valor total de salários em cada mês, que é expresso em dólares. Mas como dividir este total entre os diversos departamentos de serviço e de produção?
– Há funcionários que são específicos de alguns departamentos, como por exemplo: Administração, Manutenção, Casa de Sede, Gado de Campo, etc. Os valores em HH destes funcionários já vão direto para estes departamentos.
– Mas há também funcionários que não são específicos de um determinado departamento, como por exemplo, tratoristas e trabalhadores braçais. Estes funcionários preenchem diariamente planilhas na qual lançam em que departamento trabalharam naquele dia. E, se em mais de um departamento, então colocam xx horas no departamento tal, e yy horas no departamento tal. Estas planilhas vão diariamente para o Gerente de cada área, que as “vista” e confere (e corrige, se necessário), e passa para o CPD, que as processa.

2.3.4. – Detalhe: é necessário dizer que no nosso caso, ao se rodar a “Folha de Pagamento” também estamos alimentando o custeio, já que todos os programas são interligados. Da mesma forma, toda vez que é dada baixa em estoque de algum insumo, também se está alimentando custeio, já que os programas de controle de estoque e de custeio também são interligados. Idem em relação a manutenção, seja patrimonial, de veículo ou implemento.

2.3.5. – Todos os programas interagem entre si, um “alimentando” o outro, e todos os computadores trabalham em rede (com servidor exclusivo). Assim, quando se está rodando um relatório, folha de pagamento, movimentos de estoque, etc. os programas interligados vão sendo alimentados também. Desta forma ganhamos tempo, cortamos custos de processamento, e diminuímos drasticamente possibilidade de erros. Por falar em “erros”, o sistema tem “filtros” que param o processamento toda vez que algum número absurdo ou inconsistente aparece (não raro por erro de digitação). Nesses casos, o digitador opta por corrigir ou continuar (nada muito diferente do “ambiente” do Windows).

2.4. – E como se calcula HM (Hora Máquina)?

2.4.1. – Primeiro, se ainda existir, há a depreciação do trator, carretas, implementos, etc. por hora. E de veículos (ônibus, camionetes, caminhão, automóveis, etc.) por quilômetro.

2.4.2. – A isto se soma combustível, lubrificante, peças (abaixo de US$ 300,00 – pois acima deste valor são depreciadas), e o salário do operador (tratorista, motorista, etc.convertido em HH).

2.4.3. – A soma dos dois sub-itens anteriores dá o total de custo de cada “máquina”, em dólares, e por hora, naquele mês.

2.4.4. – A apropriação do custo mensal de cada máquina aos diversos departamentos é feita da mesma forma que mão-de-obra não específica: diariamente são preenchidas planilhas onde cada operador lança as horas trabalhadas naquele dia, em cada departamento. Da mesma forma como vimos acima, em “mão de obra” ou HH, estas planilhas vão diariamente para o Gerente de cada área, que as “vista” e confere (e corrige, se necessário), e passa para o CPD, que as processa.

2.4.5. – Detalhe: da mesma forma como vimos em 2.3.4. e 2.3.5., existe programa de “Troca de óleo, Manutenção e Oficina”. Ao se rodar este programa, também se está alimentando o custeio.

2.5. – E insumos??

2.5.1. – Este é o mais fácil de todos. Quando se compra qualquer insumo, é dado entrada em estoque o produto (nome), código (dentre as várias “famílias”), valor em dólar, n^o da NF, etc.

2.5.2. – Quando sai algum insumo, a saída inescapavelmente é atribuída a algum departamento, lançamento este feito diretamente pelo almoxarife (em sistema de rede).

2.5.3. – Como os programas de controle de estoque e custeio também são interligados, ao se rodar um, está-se alimentando o outro, como já explicado em 2.3.4, 2.3.5 e 2.4.5. acima.

2.6. – Restam as “Outras Despesas”:

2.6.1. – Estas, por sua própria natureza, não são calculadas por algum programa.

2.6.2. – São informadas ao CPD, com os seguintes dados: “nome” do custo, valor em dólar e a que departamento “pertence”. Caso “pertença” a mais de um departamento, é feito então rateio entre eles, “pro rata” CD/mês (proporcional ao CD daquele departamento naquele mês).

2.7. – Mas e os Custos Diretos (CD) e Custos Indiretos (CI) que somados compõem o custo total de um departamento, e por conseqüência, de uma unidade produzida?

2.7.1. – Os Custos Diretos nós sabemos quais são: são todos os departamentos de produção, ou seja, que basicamente produzem bens que são vendáveis: milho, soja, laranja, borracha, sementes, mudas, sêmen, gado, etc. Ou então que contribuem ou permitem que estes departamentos de produção possam funcionar, o que normalmente acontece com departamentos ligados a gado, que, subsidiariamente, precisam da existência de outros departamentos de produção, como formação de pastagens; cercas; adubação de pastagens; cercas elétricas; capineiras; milho grão e silagem, etc.

2.7.2. – Os Custos Indiretos, ou “overhead”, conforme já foi mencionado antes, são os departamentos de serviço, ou seja, que existem para “servir” os departamentos de produção. No caso específico da Água Milagrosa estes departamentos são: Administração (Gerentes, motoristas e pessoal de escritório); Manutenção (oficina mecânica, marcenaria, serraria, bombeiro e eletricista) e Casa da Sede. Assim como os departamentos de produção, os de serviço são compostos de mão-de-obra + mecanização + insumos + outras despesas.

2.7.3. – Mas como distribuir os custos mensais dos três departamentos de serviço entre os diversos departamentos de produção?

2.7.3.1. – Há várias maneiras de faze-lo, umas mais simples, outras mais complexas. A escolha, a nosso ver, deve ser a que mais se aproximar da realidade sem demandar custo e tempo excessivos em sua alocação.

2.7.3.2. – Na Água Milagrosa, adotamos um sistema bastante simples. Partimos do princípio que se um departamento de produção custou, digamos, 15% dos CD (soma dos custos diretos) de um determinado mês, provavelmente terá também utilizado 15% dos departamentos de serviço, e dos custos destes. Assim, naquele determinado mês 15% do custo dos departamentos de serviço (custo indireto), irão onerar aquele determinado departamento de produção.

2.7.3.3. – Obviamente, este sistema “pro rata” ou proporcional não é exato, se olharmos apenas um determinado mês. Contudo, em médio prazo (um ano), tende a obter um grau de acurácia aceitável, pois quaisquer desvios para mais ou para menos tendem a ser anulados ao longo do tempo.

2.8. – As considerações que fizemos até agora encerram o que seria necessário dizer em relação a relatórios MENSAIS de Custeio numa apostila que não pretende ser auto-explicativa.

2.9. – Contudo, em relação ao relatório ANUAL de Custeio, há ainda algumas considerações a se fazer:

2.9.1. – A primeira delas é que no Custeio ANUAL consolida-se o custo de produção unitário de tudo que foi produzido.

2.9.2. – A produção, dividida pela área ocupada (em hectares), informa a produtividade.

2.9.3. – É o relatório hábil para se fazer comparações de custos, produtividade, relação CD/CI com anos anteriores, e, assim, aquilatar-se se está havendo ganho de eficiência, ou não.

2.9.4. – Resta apenas um detalhe: são aqueles departamentos de produção que “permitem ou contribuem” que outros departamentos de produção possam funcionar. Exemplo: Só existem departamentos de cerca (elétrica ou convencional), adubação e formação de pastagens, capineira, etc. porque existe GADO. Para facilitar, suponhamos que só existisse um departamento de GADO. Ao custo final dele, deveria somar-se o que foi gasto em cercas, capineira, formação de pastagens, etc. – pois só tivemos estes custos por causa de GADO.

2.9.5. – Neste momento torna-se interessante distinguir o que foi custeio e o que foi investimento. Pois, se lançarmos tudo como custeio (ou seja, sem qualquer amortização), o custo de produção do departamento GADO naquele determinado ano poderá ficar muito alto, caso tenha-se construído muitas cercas, ou formado uma vasta área de pastagens, por exemplo. Já vimos distinção do que é “custeio” e do que é “investimento” em capítulo anterior, veiculado no Beefpoint.

Vamos dividir a matéria em mais dois capítulos, os quais, como dissemos no início, pretendemos veicular no BeefPoint em intervalos aproximados de quinze dias. Estes dois capítulos são:

V – ADMINISTRAÇÃO de PROPRIEDADE RURAL: Como fazer análise de resultados?
VI – ADMINISTRAÇÃO de PROPRIEDADE RURAL: Análise de risco de investimentos e custeio operacional

E, por favor, lembre-se sempre da regra básica:

“Custo é como unha. Você corta, ela cresce. Você corta de novo, ela cresce de novo”

Abaixo apresentamos dois modelos de planilhas: “Custeio Mensal de um Departamento” e “Relatório Anual de Custo Unitário de Produção”. Existem vários tipos de planilhas de gestão, mas apresentaremos apenas estas duas, sob pena de abusarmos do espaço que nos foi concedido, mais do que já estamos fazendo.

Clique aqui para ver a planilha Custeio Mensal de um Departamento

Clique aqui para ver a planilha Relatório Anual de Custo Unitário de Produção

¹Dependendo também da “análise de risco”, como veremos em capítulo futuro.